Polityka Prywatności Szynowy Ekspres Towarowy

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Szynowy Ekspres Towarowy (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Przetwarzając dane osobowe, stosujemy przepisy obowiązujące na terenie Polski i Unii Europejskiej, w szczególności:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• inne właściwe przepisy prawa krajowego i unijnego.

Korzystając z naszych usług lub kontaktując się z nami, przekazujesz nam swoje dane osobowe. Niniejszy dokument wyjaśnia, jakie dane zbieramy, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa Ci przysługują.

2. Administrator danych Administratorem Twoich danych osobowych jest: Szynowy Ekspres Towarowy (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się:

• listownie: na adres siedziby Administratora,
• e‑mailem: na dedykowany adres ochrony danych, jeśli został udostępniony na naszej stronie internetowej lub w korespondencji,
• telefonicznie: pod numerem wskazanym w materiałach informacyjnych Spółki.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych W zależności od charakteru współpracy i kanału kontaktu możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: 1) Dane identyfikacyjne:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy, NIP, REGON,
   • stanowisko służbowe, reprezentacja. 2) Dane kontaktowe:
   • adres korespondencyjny i siedziby,
   • adres e‑mail,
   • numery telefonów. 3) Dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych:
   • informacje o ładunku, zleceniach, numerach listów przewozowych,
   • dane nadawcy, odbiorcy, płatnika,
   • dane kierowców, spedytorów i osób kontaktowych. 4) Dane rozliczeniowe i finansowe:
   • dane do faktur,
   • numer rachunku bankowego,
   • informacje o płatnościach i rozrachunkach. 5) Dane z korespondencji i kontaktów:
   • treść wiadomości e‑mail, formularzy kontaktowych, pism,
   • dane zawarte w zapytaniach ofertowych i reklamacjach. 6) Dane gromadzone podczas korzystania z serwisów internetowych (jeśli dotyczy):
   • adres IP,
   • dane plików cookies i podobnych technologii,
   • dane o aktywności na stronie (logi serwera, statystyki).

Podanie danych osobowych może być:

• dobrowolne – w przypadku zapytań, kontaktu, marketingu,
• niezbędne – gdy wynika z umowy, przepisów prawa lub jest konieczne do świadczenia naszych usług (np. realizacja transportu).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1) Zawarcie i wykonanie umowy transportowej lub logistycznej

• Cel: przygotowanie oferty, zawarcie, realizacja i rozliczenie umów (np. przewóz towarów, spedycja, usługi magazynowe), kontakt operacyjny.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem).

2) Realizacja obowiązków prawnych

• Cel: prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, przechowywanie dokumentów przewozowych, realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa transportowego, celnego, podatkowego i innych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze).

3) Utrzymanie bezpieczeństwa i organizacji procesów

• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa przewozu, ochrona mienia i osób, przeciwdziałanie nadużyciom i oszustwom, obsługa roszczeń, reklamacji oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – m.in. ochrona działalności gospodarczej, dochodzenie roszczeń, zarządzanie ryzykiem).

4) Komunikacja i obsługa zapytań

• Cel: udzielanie odpowiedzi na zapytania, korespondencja, obsługa formularzy kontaktowych, bieżący kontakt roboczy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – bieżąca komunikacja z kontrahentami i osobami zainteresowanymi) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli kontakt jest bezpośrednio związany z umową).

5) Działania marketingowe i handlowe

• Cel: przedstawianie ofert, informacji o usługach, promocjach i działalności Szynowy Ekspres Towarowy, prowadzenie działań marketingu bezpośredniego (np. wysyłka newslettera, kontakt telefoniczny).
• Podstawa prawna:
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – jeśli jest wymagana, w szczególności dla komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Prawa telekomunikacyjnego),
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – marketing własnych usług, w granicach dopuszczonych prawem).

6) Analiza i rozwój usług, statystyka

• Cel: prowadzenie analiz biznesowych, statystyk, udoskonalanie naszych usług transportowych i logistycznych, optymalizacja procesów, planowanie rozwoju.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – rozwój i poprawa jakości usług).

5. Odbiorcy danych Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów: 1) Podmioty współpracujące przy realizacji usług transportowych i logistycznych:
   • przewoźnicy, spedytorzy, firmy kurierskie,
   • operatorzy terminali, magazynów, przeładunków. 2) Dostawcy usług wspierających naszą działalność:
   • dostawcy systemów informatycznych i usług IT,
   • podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, doradcze, windykacyjne,
   • firmy archiwizacyjne i kurierskie. 3) Instytucje i organy publiczne:
   • organy podatkowe, celne, transportowe, sądy i organy ścigania – gdy wynika to z przepisów prawa lub wiążących nas decyzji. 4) Kontrahenci i partnerzy biznesowi:
   • nadawcy, odbiorcy, płatnicy (w zakresie danych niezbędnych do realizacji przewozu, obsługi zlecenia czy rozliczenia).

W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej oraz z zastosowaniem środków ochrony przewidzianych przez RODO.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza EOG), chyba że jest to konieczne do realizacji konkretnej usługi transportowej lub logistycznej (np. przewozy międzynarodowe do krajów spoza UE).

W przypadku konieczności takiego przekazania zapewnimy, aby odbywało się ono zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

• na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych,
• z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych UE lub innych odpowiednich zabezpieczeń.

Informacje o ewentualnym przekazywaniu danych poza EOG oraz stosowanych zabezpieczeniach mogą zostać udzielone na żądanie osoby, której dane dotyczą.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności: 1) Dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy:
   • przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy. 2) Dane księgowe i podatkowe:
   • przez okres wynikający z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości (co do zasady nie krócej niż 5 lat od końca roku obrotowego). 3) Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora:
   • do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu. 4) Dane przetwarzane na podstawie zgody:
   • do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona.

Po upływie odpowiednich okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie będzie konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa lub toczące się postępowania.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:

1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) Masz prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – uzyskać dostęp do tych danych oraz informacji m.in. o celach, kategoriach danych i okresie przechowywania.

2) Prawo sprostowania danych (art. 16 RODO) Masz prawo żądać poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.

3) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) Masz prawo żądać usunięcia Twoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez przepisy (np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy cofniesz zgodę, a nie ma innej podstawy przetwarzania).

4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrywania sprzeciwu).

5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) W zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przesłać je innemu administratorowi.

6) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Masz również prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego – w takim przypadku nie będziemy już przetwarzać danych w tym celu.

7) Prawo do wycofania zgody Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody, masz prawo w każdej chwili ją wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

8) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

Skorzystanie z powyższych praw jest możliwe poprzez kontakt z Administratorem danymi kanałami, o których mowa w punkcie 2.

9. Pliki cookies i technologie śledzące (jeśli dotyczy) Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu:
   • zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies techniczne),
   • analizy ruchu i zbierania anonimowych statystyk (cookies analityczne),
   • dostosowania treści i ewentualnych działań marketingowych (cookies funkcjonalne i marketingowe).

Podczas pierwszej wizyty użytkownik może zostać poproszony o wyrażenie zgody na wykorzystanie niektórych kategorii cookies. W każdej chwili można zmienić ustawienia przeglądarki lub wycofać zgodę, przy czym ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na sposób działania strony.

10. Zabezpieczenia danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności przed:
    • dostępem osób nieuprawnionych,
    • utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem,
    • nieuprawnioną modyfikacją lub ujawnieniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, które zostały odpowiednio przeszkolone i zobowiązane do zachowania poufności.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Zasadniczo nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy takie rozwiązania, poinformujemy o tym w sposób wymagany przez przepisy prawa, zapewniając jednocześnie przysługujące ustawowo prawa.

12. Zmiany Polityki Prywatności Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, zakresem świadczonych usług lub stosowanych technologii.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna za pośrednictwem kanałów komunikacji udostępnianych przez Szynowy Ekspres Towarowy. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jej treścią.

W przypadku istotnych zmian, które mogą mieć wpływ na Twoje prawa lub sposób przetwarzania danych, możemy poinformować Cię o tym w odpowiedni sposób, np. poprzez komunikat na stronie internetowej lub bezpośrednią informację, jeżeli jest to wymagane przez prawo.